Solution

Auditer la situation sociale d'un établissement HCR avant une reprise ou une cession

Un audit social mesure l'écart entre la paie réellement pratiquée et ce que le droit applicable imposait. Il se conduit avant une reprise, avant une cession ou avant un contrôle, tant que les écarts peuvent encore être corrigés ou négociés.

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Avant une reprise : les contrats se transfèrent avec leur passif Avant une cession : ce qui n'est pas chiffré se négocie contre vous Avant un contrôle : un écart connu se prépare, un écart ignoré se subit

Le détail

Ce que nous examinons

Le rattachement conventionnel et la classification

Nous vérifions d'abord que la convention appliquée est la bonne. Le code APE n'a qu'une valeur indicative, c'est l'activité principale réellement exercée qui détermine le texte applicable, et plusieurs conventions voisines couvrent des activités proches. Le cas des établissements de nuit se vérifie au cas par cas, leur rattachement ayant été contesté. Nous contrôlons ensuite les classifications, qui doivent figurer sur le contrat, le bulletin, le certificat de travail et le registre unique du personnel.

Les rémunérations et les minima

Chaque salarié est comparé au minimum applicable, en retenant le plus favorable entre le minimum conventionnel et le salaire minimum de croissance, les premiers paliers de la grille lui étant inférieurs. La grille de référence est celle applicable depuis Avenant n° 33 du 19 juin 2024 : la grille signée depuis n'est pas étendue, donc pas opposable. Nous vérifions aussi les éléments versés à tort, la convention ne prévoyant ni prime d'ancienneté, ni congé supplémentaire d'ancienneté, ni indemnité de blanchissage chiffrée.

Le temps de travail et ses compteurs

Nous reconstituons le décompte des heures et nous le confrontons aux bulletins : distinction des heures structurelles jusqu'à 39 heures par semaine, ventilation à 10 %, 20 % et 50 %, suivi du contingent de 360 heures heures, respect des durées maximales et de l'amplitude de 13 heures, repos quotidien de 11 heures consecutives, conventions de forfait annuel de 218 jours jours avec leur suivi de charge et leur entretien, sans lesquels le forfait est privé d'effet.

Les avantages en nature et les régimes de branche

Le décompte des repas est rapproché des plannings et des jours d'ouverture, le droit supposant un établissement ouvert à la clientèle aux heures de repas et un salarié présent. Nous vérifions la valorisation au minimum garanti de 4,35 € par repas, dans la limite de 4,35 € par journée, l'absence de proratisation sur les temps partiels, la distinction entre repas fourni et indemnité compensatrice. Sur les régimes de branche, nous contrôlons les affiliations et les dispenses écrites.

Les contrats et le déclaratif

Nous relevons les contrats manquants, les motifs de recours imprécis, les clauses de reconduction saisonnière non confirmées, les vacations d'extras sans écrit, les temps partiels en dessous de 24 heures par semaine hors dérogation légale. Nous contrôlons ensuite l'historique déclaratif : rejets non repris, anomalies bloquantes ouvertes, cohérence entre montants déclarés et montants payés. Un passif déclaratif se transmet aussi sûrement qu'un passif salarial.

Déroulement

Comment se déroule l'audit

Le cadrage et la collecte

Nous définissons la période auditée et l'échantillon de salariés, choisi pour couvrir toutes les situations de l'établissement plutôt qu'une part de l'effectif. La liste de pièces est remise en une fois : bulletins, journaux de paie, contrats, relevés d'heures, affiliations, dispenses, DSN et comptes rendus métier.

L'examen documentaire

Chaque point de contrôle est passé sur l'échantillon, avec la règle applicable en regard. Les constats sont classés selon leur nature : erreur de calcul, écrit manquant, pratique non conforme, risque de requalification. Cette distinction compte, parce que ces catégories ne se corrigent ni de la même façon ni dans le même délai.

Le chiffrage des écarts

Nous évaluons chaque écart en montant, par salarié et par période, en distinguant ce qui est dû aux salariés de ce qui est dû aux organismes. Les postes qui dépendent d'une appréciation sont présentés comme tels, avec l'hypothèse retenue. Nous ne présentons pas une estimation comme un résultat acquis.

La restitution et le plan de correction

Nous vous remettons le rapport et nous le commentons point par point. Chaque constat est assorti d'une correction possible, d'un ordre de priorité et d'un délai. Certaines corrections se passent sur la paie courante, d'autres exigent une régularisation déclarative rattachée à la période d'origine, d'autres relèvent d'une décision de gestion qui vous appartient.

Trois moments où l'audit change la décision

Avant une reprise. Les contrats de travail se transfèrent au repreneur avec l'ancienneté, les compteurs et les engagements pris. Des jours fériés garantis non compensés, des heures supplémentaires non décomptées ou des extras susceptibles de requalification suivent le fonds. L'audit établit ce qui est repris et permet de le traiter dans le prix ou dans une garantie de passif.

Avant une cession. Le vendeur a intérêt à connaître ses propres écarts avant que l'acquéreur ne les trouve. Un point identifié et chiffré se négocie ; un point découvert en cours de discussion pèse au-delà de son montant. Certains écarts peuvent être corrigés avant la mise en vente, ce qui les fait sortir de la négociation.

Avant un contrôle. L'audit sert à savoir ce qui sera trouvé et à arbitrer entre la régularisation spontanée et la préparation d'une argumentation. Sur les sujets en débat, comme l'intégration des avantages en nature dans l'assiette des majorations, il chiffre l'enjeu sans préjuger de l'issue.

Ce qui vous est remis

Le rapport d'audit est un document de travail, pas une note de synthèse. Il contient :

le périmètre audité, la période, l'échantillon retenu et la liste des pièces obtenues, y compris celles qui manquaient ;
les constats classés par domaine, avec la règle applicable, le fait relevé et la pièce qui l'établit ;
le chiffrage des écarts par salarié et par période, séparant les sommes dues aux salariés des cotisations dues aux organismes ;
les risques non chiffrables, notamment les requalifications possibles de contrats d'extra au regard du seuil de 60 jours par trimestre civil jours par trimestre ;
le plan de correction, ordonné par priorité, distinguant ce qui se traite sur la paie courante de ce qui suppose une régularisation déclarative.

Questions fréquentes

Vos questions sur l'audit social

Sur quelle période porte un audit social ?

Sur les exercices encore susceptibles d'être remis en cause, ce qui recouvre la période non prescrite en matière de cotisations et, pour les créances salariales, le délai pendant lequel un salarié peut réclamer un rappel. Quand l'audit précède une reprise, la période retenue est plus large, le repreneur héritant de situations nées avant. Nous fixons ce périmètre avec vous au moment du cadrage. Auditer une période trop courte donne une fausse sécurité, auditer trop large allonge le délai sans apporter d'information nouvelle.

Combien de salariés faut-il examiner ?

Le choix se fait par situation, pas par proportion. Un échantillon utile couvre chacune des configurations présentes dans l'établissement : un salarié permanent à temps plein, un temps partiel avec heures complémentaires, un extra, un saisonnier, un apprenti, un cadre au forfait annuel en jours si le cas existe. Les erreurs de paie sont presque toujours des erreurs de paramétrage, donc systématiques : elles se répètent sur tous les salariés qui partagent le même profil. Repérer l'écart sur un dossier permet ensuite de le chiffrer sur l'ensemble des salariés concernés.

Faut-il informer les salariés qu'un audit est en cours ?

Aucune obligation d'information individuelle ne pèse sur l'employeur pour un audit interne de ses propres pratiques. Les documents examinés sont ceux de l'entreprise, et le traitement des données personnelles reste limité à cette finalité. La discrétion est d'ailleurs souvent préférable avant une cession. En revanche, dès que l'audit débouche sur une régularisation qui concerne un salarié, celui-ci doit être informé de ce qui lui est versé et à quel titre, avec le détail sur son bulletin. Si un comité social et économique existe, ses attributions propres s'appliquent selon les suites données.

L'audit débouche-t-il forcément sur des régularisations ?

Non. Il arrive que l'examen confirme la conformité des pratiques, et le rapport le dit alors clairement, ce qui a une valeur propre dans une négociation de cession ou face à un contrôle. Quand des écarts existent, leur traitement dépend du montant, de l'ancienneté de l'erreur, de la prescription et du sens de l'écart, une somme versée en trop ne se récupérant pas dans les mêmes conditions qu'une somme due. Nous chiffrons, nous exposons les options et leurs conséquences, puis la décision vous revient. Aucune correction n'est passée sans votre accord écrit.

Pour aller plus loin

Premier contact

Sachez ce que contient votre dossier social

Indiquez-nous le contexte, reprise, cession ou contrôle, et la taille de l'établissement. Nous vous remettons le périmètre d'audit et la liste des pièces à réunir.