Solution

Externaliser la paie de votre restaurant, le parcours mois par mois

Déléguer la paie d'un restaurant ne consiste pas à envoyer un fichier une fois par mois. Voici ce qui circule entre votre établissement et le gestionnaire qui produit les bulletins.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32

Ce que déléguer la paie change dans un restaurant

Externaliser la paie d'un restaurant, c'est confier à un tiers les bulletins, les déclarations et les documents de fin de contrat, tout en gardant la main sur les plannings et sur les décisions d'embauche. Vous transmettez des faits, nous les transformons en paie conforme à la convention des hôtels, cafés, restaurants.

La difficulté n'est pas le bulletin, c'est la collecte

Un restaurant produit chaque mois une matière irrégulière : heures variables, extras appelés la veille, repas pris ou non, arrêts de dernière minute. Tout dépend de la façon dont elle remonte.

Le détail

Ce qui circule entre votre établissement et votre gestionnaire

Les heures réellement effectuées

Vous nous transmettez les heures par salarié et par semaine, telles que vos plannings et vos relevés les enregistrent. La durée conventionnelle de référence est de 39 heures par semaine, ce qui suppose de distinguer les heures supplémentaires structurelles des heures ponctuelles et de les faire apparaître distinctement sur le bulletin. Les majorations de branche sont de 10 %, puis 20 %, puis 50 %. Nous suivons le contingent de 360 heures et vous signalons le salarié qui s'en approche.

Les mouvements et les absences

Chaque arrivée nous parvient avant le premier service : identité, poste réellement occupé, durée du travail, date d'entrée. Nous établissons la déclaration préalable, le contrat écrit et l'affiliation aux régimes de branche, obligatoires dès le premier jour même pour un contrat court. Chaque arrêt déclenche une attestation de salaire et un suivi des indemnités journalières. Chaque sortie déclenche le solde de tout compte et les documents de fin de contrat.

Les repas et les pourboires

L'avantage en nature nourriture suit un régime propre au secteur. Il est évalué à 4,35 € par repas, dans la limite de 8,70 €, quand l'établissement est ouvert à la clientèle aux heures de repas et que le salarié est présent. Le repas fourni est réintégré au brut puis déduit du net. L'indemnité compensatrice, versée quand le repas n'est pas fourni, entre au brut sans être déduite. Les pourboires exonérés restent déclarés en DSN.

Ce qui reste entre vos mains

Vous conservez les décisions : qui vous embauchez, à quel poste, pour quelle durée, à quel salaire au-dessus du minimum applicable, qui vous augmentez. Vous conservez aussi la construction des plannings, parce qu'elle dépend de votre carte, de votre saison et de votre salle. Nous intervenons en amont, pour dire ce qu'une décision coûte et ce qu'elle engage, puis en aval pour la traduire en paie et en déclaration.

Déroulement

Comment se met en place la délégation

Le premier échange

Nous partons de votre situation réelle : effectif, part d'extras, présence de saisonniers, outil utilisé aujourd'hui, ce qui vous pose problème. Cet échange sert à mesurer la charge et à repérer les points sensibles, un forfait jours mal suivi, des extras appelés sans contrat écrit. Il débouche sur une proposition écrite, avec le périmètre exact et le prix.

La reprise de l'existant

Nous récupérons vos derniers bulletins, vos contrats en cours, vos DSN déposées, votre paramétrage de frais de santé et de prévoyance, vos taux d'accident du travail. Les cumuls de l'année sont repris à l'euro près, pour que les plafonds, les congés acquis et le net imposable restent continus. Les écarts détectés vous sont signalés avant la première paie, pas après.

Le premier mois de production

Le premier mois est un mois de calage. Nous fixons ensemble la date de remise des éléments, le format de transmission et la personne qui répond de votre côté. Vous recevez un jeu de bulletins de contrôle avant validation, poste par poste, pour vérifier que les heures, les repas et les primes tombent là où vous les attendez.

Le rythme de croisière

Une fois le dossier calé, le mois se déroule sans réunion. Vous transmettez les variables, nous produisons les bulletins, la DSN part dans les délais légaux, les documents de sortie suivent chaque départ. Vous nous appelez quand une situation sort de l'ordinaire : une rupture envisagée, un arrêt long, une embauche particulière.

Le calendrier d'un mois de paie

La séquence ne change pas d'un mois sur l'autre, ce qui évite les rattrapages. Au fil du mois, vous signalez les embauches, les sorties et les arrêts. À la clôture, vous transmettez les heures, les absences, les repas non fournis et les primes. Nous produisons, vous validez, la DSN part et les compteurs de jours fériés sont mis à jour, 6 jours étant garantis chaque année.

Ce que l'externalisation ne fait pas disparaître

La délégation ne transfère pas la qualité d'employeur. Les plannings, l'affichage des horaires, le registre du personnel et les relevés d'heures restent à votre charge : en cas de contrôle, ce sont ces pièces qui font foi.

Questions fréquentes

Ce que les restaurateurs nous demandent

Je change de prestataire en cours d'année, est-ce que je perds mes cumuls ?

Non. Les cumuls de l'année se reprennent intégralement : brut fiscal, net imposable, plafonds, congés payés acquis et pris, heures supplémentaires déjà décomptées sur le contingent. La reprise s'appuie sur vos derniers bulletins et sur vos DSN déjà déposées, rapprochés ligne à ligne avant la première paie. Un changement en cours d'année est souvent le bon moment : les écarts apparaissent au rapprochement plutôt qu'à la clôture. Le point de vigilance porte sur les régularisations en cours, notamment les jours fériés et les régimes de santé.

Combien de temps me prend la transmission des éléments chaque mois ?

Le temps de rassembler vos relevés d'heures et de signaler ce qui sort de l'ordinaire. Sur un établissement stable, cela se compte en dizaines de minutes, une fois par mois. Ce qui allonge réellement le travail, ce sont les informations transmises par bribes : une embauche annoncée après la paie, un arrêt découvert au moment de la DSN, des heures d'extras retrouvées deux mois plus tard. Nous fixons donc une date unique de remise et un format stable. Les événements urgents, embauche ou sortie, se signalent au fil de l'eau.

Qui répond quand un salarié conteste son bulletin ?

Nous préparons la réponse, vous la portez. Le salarié s'adresse à son employeur, pas à un prestataire qu'il ne connaît pas, et cette frontière protège votre autorité dans l'établissement. Vous nous transmettez la contestation, nous reprenons le calcul poste par poste et nous vous rendons une explication écrite utilisable telle quelle : décompte des heures, tranche de majoration appliquée, traitement des repas, base de l'absence. Si l'erreur vient de nous, la régularisation intervient sur la paie suivante. Si elle vient d'un relevé d'heures inexact, la correction passe par vous.

Mes extras sont appelés la veille, comment je les déclare ?

Chaque vacation d'extra suppose un contrat écrit, avec un motif précis, remis au salarié dans les deux jours ouvrables. C'est la contrainte principale du dispositif, et c'est là que les contrôles trouvent matière à requalification. Nous établissons les contrats à partir des informations que vous nous donnez, y compris en flux tendu, et plusieurs vacations d'un même mois peuvent figurer sur un bulletin récapitulatif. L'indemnité de congés payés de 10 % est due, celle de fin de contrat ne l'est pas. Au-delà de 60 jours par trimestre civil, la requalification peut être demandée.

Pour aller plus loin

Premier contact

Passez la paie de votre restaurant en délégation

Décrivez votre établissement : effectif, part d'extras, outil actuel. Nous revenons vers vous avec le périmètre exact et le prix correspondant.