Prestation

Changer de prestataire de paie sans casser votre historique

Une reprise de dossier réussie se voit à ce qu'elle ne se voit pas : les cumuls sont justes, les compteurs sont intacts, la DSN part comme les mois précédents. Nous organisons cette bascule.

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Ce qu'est réellement une reprise de dossier

Reprendre un dossier de paie consiste à récupérer l'historique de l'année en cours, les caractéristiques de chaque salarié et l'ensemble des compteurs, puis à les remonter dans un nouvel outil de production sans perdre d'information. Ce n'est pas une simple copie de fichiers : les cumuls conditionnent les plafonds de cotisations, les réductions, le prélèvement à la source et les régularisations annuelles.

Dans les HCR, la reprise porte en outre sur des éléments propres au secteur : compteurs de jours fériés conventionnels, anciennetés cumulées des saisonniers, décomptes d'extras par trimestre, affiliations aux régimes de branche, avantages en nature nourriture et logement. Une reprise qui oublie ces postes produit une première paie fausse, et une régularisation dès le mois suivant.

Le bon moment pour changer

Le premier janvier est le plus confortable, mais il n'est pas obligatoire. Une bascule en cours d'année se pratique très bien à condition d'être préparée. Pour un établissement saisonnier, la période de fermeture ou les semaines qui précèdent l'ouverture sont les meilleures fenêtres.

Le détail

Ce que nous reprenons

Les cumuls de l'année en cours

Bruts, nets, bases de cotisations, plafonds, cumuls de prélèvement à la source, réductions appliquées, avantages en nature déjà soumis. Ces éléments déterminent la justesse des paies suivantes et des régularisations de fin d'année. Nous les récupérons auprès du prestataire ou de l'éditeur sortant, nous les contrôlons ligne à ligne contre les bulletins déjà produits, et nous corrigeons les incohérences avant de les intégrer plutôt que de reprendre une erreur en l'aggravant.

Les compteurs

Congés payés acquis à raison de 2,5 jours ouvrables par mois sur la période de référence du 1er juin au 31 mai, congés pris, jours fériés conventionnels et leur régularisation en cours, repos compensateurs, contreparties obligatoires en repos au titre du contingent de 360 heures, heures acquises dans un aménagement pluri-hebdomadaire. Ces compteurs sont souvent tenus en dehors du logiciel de paie, sur un tableau que quelqu'un remplit à la main : c'est celui-là qu'il faut retrouver et fiabiliser.

Les contrats et les classifications

Nous reprenons les contrats et avenants, les niveaux et échelons, les dates d'ancienneté, les périodes d'essai en cours, les termes des contrats à durée déterminée et les clauses de reconduction des saisonniers. Cette reprise est l'occasion de relever ce qui manque : contrat non signé, classification absente, avenant jamais formalisé après un changement de fonction. Nous vous en faisons la liste sans attendre la première paie.

Les affiliations et les organismes

Caisses de retraite complémentaire, organismes de frais de santé et de prévoyance de branche, taux accident du travail notifiés, contribution au dialogue social de 0,05 % des remunerations brutes, adhésions en cours. Nous vérifions les affiliations salarié par salarié, y compris pour les contrats courts, et nous récupérons les dispenses écrites existantes. Les affiliations manquantes ou les dispenses non formalisées sont signalées comme des points à régulariser, avec leur ordre de priorité.

Les situations en cours

Arrêts de travail non clos, subrogations en cours, congés maternité, procédures disciplinaires engagées, saisies sur salaire, litiges connus, régularisations DSN en attente. Ce sont les dossiers qui posent problème quand ils sont découverts après la bascule. Nous les inventorions avec le prestataire sortant et nous en établissons la liste, avec l'état d'avancement de chacun et l'action attendue au cours des premières semaines.

Déroulement

Le calendrier de la bascule

L'inventaire

Nous établissons la liste des éléments à récupérer et nous formulons la demande auprès du prestataire ou de l'éditeur sortant. Vous restez propriétaire de vos données : leur restitution ne se négocie pas. Nous vous indiquons ce que vous devez demander, dans quel format, et nous relançons si nécessaire.

La reprise technique

Les données sont intégrées puis contrôlées : cumuls, compteurs, contrats, affiliations, paramétrages d'établissement, taux notifiés. Chaque écart entre les données reçues et les bulletins déjà produits est traité avant la première paie, pas après. Cette étape est la plus longue et la moins visible, c'est aussi celle qui détermine la suite.

La paie à blanc

Nous produisons une paie de contrôle sur le dernier mois déjà traité par le prestataire sortant et nous comparons ligne à ligne : brut, cotisations, net, avantage nourriture, majorations, prélèvement à la source. Les écarts sont expliqués un par un. Aucun n'est laissé de côté au motif qu'il serait faible : un écart de quelques centimes révèle souvent un paramétrage erroné.

La première paie réelle

La première paie que nous produisons est diffusée après votre validation, avec le journal de paie et l'état des charges. Nous restons disponibles pendant les jours qui suivent pour répondre aux questions des salariés, qui remarquent immédiatement le moindre changement de présentation, même lorsque les montants sont identiques.

La reprise des points en attente

Les anomalies relevées pendant la reprise, contrats manquants, dispenses non formalisées, compteurs incertains, sont traitées dans les semaines qui suivent, selon un ordre convenu. Cette liste vous est remise dès le départ, de façon que la bascule ne serve pas à faire disparaître des sujets préexistants.

Ce que la reprise révèle presque toujours

Un changement de prestataire est le moment où le dossier est examiné en entier, ce qui n'arrive jamais autrement. Les constats se ressemblent d'un établissement à l'autre.

Des compteurs de congés payés tenus hors du logiciel, sans rapprochement avec les bulletins.
Des jours fériés conventionnels jamais régularisés, alors que 6 jours sont garantis.
Des extras dont personne ne suit le décompte trimestriel au regard du seuil de 60 jours par trimestre civil.
Des anciennetés de saisonniers non cumulées d'une saison à l'autre.
Des avantages en nature logement non valorisés au bulletin.

Reprendre en cours d'année, ce que cela implique

Une bascule au premier janvier repart de zéro sur les cumuls, ce qui simplifie tout. Une bascule en juin ou en septembre suppose de reprendre l'historique depuis le début de l'année, avec les plafonds déjà consommés, les réductions déjà appliquées et les cumuls de prélèvement à la source. Cette reprise est parfaitement réalisable, elle demande simplement d'y consacrer le temps nécessaire en amont. Le mois de bascule est le seul qui vous demande un effort, essentiellement pour obtenir des pièces auprès du prestataire précédent et pour répondre à nos questions sur les compteurs tenus à la main. Ensuite, le cycle reprend son rythme normal.

Questions fréquentes

Vos questions

Le prestataire actuel doit-il restituer les données ?

Oui. Les données de paie de votre entreprise vous appartiennent : bulletins, journaux, cumuls, déclarations déposées et accusés. Leur restitution ne dépend pas de la bonne volonté du prestataire sortant, même en cas de désaccord commercial. En pratique, la restitution est plus ou moins rapide et plus ou moins complète. Nous formulons la demande de façon précise, en listant les éléments attendus et leur format, ce qui limite les allers-retours. Quand la restitution reste incomplète, nous reconstituons les cumuls à partir des bulletins et des déclarations déjà déposées.

Peut-on changer en pleine saison ?

C'est possible, mais rarement souhaitable. En pleine saison, l'établissement n'a ni le temps de répondre aux questions de reprise, ni la disponibilité pour vérifier une paie à blanc. Si la situation l'impose, prestataire défaillant ou déclarations non déposées, nous organisons une bascule d'urgence en priorisant la continuité déclarative : produire une paie juste et déposer la DSN dans les délais, puis reprendre l'historique et les compteurs ensuite. Dans tous les autres cas, la fenêtre de fermeture ou les semaines qui précèdent l'ouverture sont préférables.

Que se passe-t-il pour les DSN déjà déposées ?

Elles restent acquises et ne sont pas redéposées. Nous récupérons les déclarations transmises depuis le début de l'année et les accusés correspondants, ce qui permet de vérifier la cohérence des cumuls repris. Si des anomalies figurent dans les comptes rendus des organismes sans avoir été traitées, nous les reprenons et nous les corrigeons sur les déclarations suivantes. Une DSN manquante sur un mois antérieur est régularisée dans l'ordre chronologique. Nous faisons cet inventaire dès la reprise, parce que c'est le moment où les manques sont encore faciles à traiter.

Les salariés vont-ils voir un changement ?

Sur le fond, non : les montants doivent être identiques à paramétrage constant, et c'est précisément ce que vérifie la paie à blanc. Sur la forme, la présentation du bulletin change, ce que les salariés remarquent immédiatement. Nous préparons donc une information simple à leur remettre avec le premier bulletin, expliquant le changement de présentation et le nouveau circuit de remise. Les questions arrivent surtout sur les compteurs de congés, dont l'affichage diffère d'un outil à l'autre. Nous fournissons le détail permettant de répondre sans avoir à rouvrir le dossier.

Combien de temps faut-il prévoir ?

Pour un établissement de taille courante disposant de ses pièces, comptez quelques semaines entre la demande de restitution et la première paie produite. Le délai dépend surtout de la réactivité du prestataire sortant et de l'état des compteurs tenus hors logiciel. Nous préférons prendre le temps de la paie à blanc plutôt que de basculer dans l'urgence : un mois gagné sur le calendrier se paie ensuite en régularisations. Quand la situation impose la précipitation, nous le disons et nous adaptons la méthode, en traitant d'abord la continuité déclarative.

Pour aller plus loin

Premier contact

Organisons votre changement de prestataire

Indiquez-nous votre effectif et la date de bascule envisagée. Nous vous remettons la liste des données à récupérer et le calendrier.