Solution

Paie HCR en marque blanche, produite sous l'enseigne de votre cabinet

Vos clients reçoivent des bulletins à votre en-tête, produits selon vos règles de présentation. Notre nom n'apparaît nulle part et nous n'échangeons jamais avec eux.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32

La paie produite sous votre enseigne

La paie en marque blanche est une prestation de production réalisée pour le compte d'un donneur d'ordre, dont les livrables portent exclusivement l'identité de ce donneur d'ordre. Le cabinet reste l'unique interlocuteur de son client et facture sous son nom.

Votre client ne nous connaît pas

Nous n'appelons pas vos clients, nous ne leur écrivons pas et nous n'apparaissons ni sur les bulletins, ni dans les courriels, ni dans les dépôts déclaratifs réalisés sous votre habilitation. Leurs questions vous parviennent, et vous portez la réponse.

Le détail

Le fonctionnement de la marque blanche

Des livrables à votre nom

Bulletins, journaux de paie, états de charges, ordres de virement, documents de fin de contrat et attestations sortent au format et à l'en-tête de votre cabinet. Vos modèles sont repris tels quels, y compris la mise en page, les mentions de pied de page et l'ordre des rubriques auquel vos clients sont habitués. Le changement de producteur ne doit produire aucun signal visible du côté de votre client, c'est le critère de réussite de la bascule.

Aucun contact avec votre client

Nous ne disposons d'aucun canal direct vers vos clients et nous n'en demandons pas. Les échanges passent par vous ou par un collaborateur que vous désignez, dans le sens comme dans l'autre. Si une donnée manque pour produire une paie, la demande vous est adressée, avec le détail de ce qui manque et pour quel salarié, de façon à ce que vous puissiez la relayer sans avoir à la reformuler.

La confidentialité et la non-sollicitation

La convention qui organise la prestation comporte un engagement de confidentialité portant sur l'identité de vos clients, leurs données sociales et vos propres méthodes de travail, ainsi qu'un engagement de non-sollicitation. Les accès informatiques sont limités aux dossiers confiés, les données sont cloisonnées, et la restitution ou la suppression des éléments est prévue à la fin de la relation. Ce cadre est signé avant tout accès aux dossiers.

Le circuit de validation

Rien ne part sans votre accord. Les bulletins vous sont soumis avant diffusion, avec les points signalés qui méritent votre arbitrage : une variable inhabituelle, une régularisation, un classement discutable au regard des fonctions décrites. Vous validez, vous diffusez, ou vous nous demandez une correction. Le dépôt des déclarations suit le même principe et s'opère selon les modalités que vous fixez dans la convention.

Déroulement

Comment se met en place la marque blanche

Le cadre écrit

Une convention définit le périmètre, les livrables, le format des échanges, la confidentialité, la non-sollicitation, la durée et les conditions de sortie. Elle précise également qui dépose les déclarations et sous quelle habilitation. Ce document est établi avant tout accès aux données de vos clients, et il conditionne le démarrage de la production.

La reprise de vos modèles

Nous récupérons vos gabarits : bulletin, journal, états, courriers types, ordre et libellé des rubriques. L'objectif est la fidélité visuelle, parce qu'un client qui reçoit un bulletin différent du précédent pose la question à son cabinet. Les particularités de présentation propres à certains de vos dossiers sont relevées à ce moment-là et reprises telles quelles.

Le mois de bascule

Le premier mois est produit en double lecture : nous produisons, vous contrôlez, les écarts sont analysés ensemble avant diffusion. Les cumuls de l'année sont repris à l'identique, plafonds, net imposable, congés acquis et compteurs d'heures. Cette phase révèle en général quelques écarts de paramétrage hérités, qui sont documentés et corrigés avant la mise en production.

La production courante

Ensuite, le cycle est stable : vous transmettez les variables à la date convenue, nous produisons, vous validez, vous diffusez. Les points qui méritent une décision vous sont signalés avec la règle applicable. Les évolutions de la convention qui touchent vos dossiers vous sont communiquées, à charge pour vous d'en informer vos clients sous votre propre signature.

Comment se déroule un mois en marque blanche

Le calendrier est celui de votre cabinet, pas le nôtre. Nous nous insérons dans votre organisation existante plutôt que d'imposer la nôtre.

Vos collaborateurs collectent les variables auprès des clients, dans le format qu'ils utilisent déjà.
Les éléments nous parviennent par un canal unique et sécurisé, dossier par dossier.
Nous produisons les bulletins, les états et les documents d'entrée et de sortie, puis nous listons les points qui appellent une décision de votre part.
Vous validez, les livrables vous sont remis à votre en-tête et vous les diffusez.

Les limites du dispositif

La marque blanche organise la production, elle ne transfère pas la relation. Le conseil donné à votre client reste le vôtre, la signature des documents reste la vôtre, et la responsabilité vis-à-vis de votre client demeure celle de votre cabinet.

Questions fréquentes

Vos questions sur la marque blanche

Mon client saura-t-il que je sous-traite la production ?

Rien dans les livrables ne le révèle. Les bulletins, les états et les courriers portent votre en-tête, reprennent vos modèles et suivent votre calendrier habituel. Nous n'apparaissons ni dans les documents, ni dans les échanges, ni dans les dépôts réalisés sous votre habilitation, et nous n'avons aucun canal vers vos clients. La question de l'information de votre client relève de votre relation avec lui et de vos propres obligations professionnelles : nous organisons la discrétion technique, nous ne nous prononçons pas sur ce que vous devez ou non lui indiquer.

Qui dépose les déclarations sociales ?

Cela se décide au moment de la convention et dépend de votre organisation. Deux configurations existent : le dépôt est réalisé sous votre habilitation, selon les accès que vous ouvrez, et votre cabinet reste le déclarant vis-à-vis des organismes, ou bien nous préparons les fichiers et vous les déposez vous-mêmes après contrôle. Dans les deux cas, les comptes rendus métier sont analysés et les anomalies traitées, parce qu'une déclaration acceptée n'est pas une déclaration exacte. Le choix se fait selon le degré de contrôle que vous souhaitez conserver.

Que se passe-t-il si je reprends la production en interne ?

La réversibilité est prévue dans la convention. Vous récupérez les dossiers dans un format exploitable, avec les cumuls de l'année, les paramétrages, l'historique des bulletins et les éléments déclaratifs. Une période d'accompagnement est possible pour que vos collaborateurs reprennent la main sans rupture de production, en général sur un ou deux cycles de paie. Les données de vos clients qui restent en notre possession sont supprimées ou restituées selon ce que vous demandez. Aucun préavis dissuasif ne conditionne la sortie.

Vous engagez-vous à ne pas démarcher mes clients ?

Oui, par un engagement de non-sollicitation écrit dans la convention, portant sur la durée de la relation et sur une période postérieure à sa fin. Cet engagement s'accompagne d'un engagement de confidentialité couvrant l'identité de vos clients, leurs données sociales et vos méthodes de travail. Sur le plan technique, les accès sont limités aux dossiers que vous confiez, et nous ne détenons aucun moyen de contact direct vers vos clients puisque tous les échanges transitent par votre cabinet. Ce point est généralement le premier abordé, et il est normal qu'il le soit.

Pour aller plus loin

Premier contact

Produisons votre paie HCR sous votre enseigne

Indiquez le nombre de dossiers HCR concernés et vos modalités de production actuelles. Nous vous adressons un cadre de sous-traitance et les conditions correspondantes.