Prestation

Faire auditer vos paies avant que quelqu'un d'autre ne le fasse

Un audit de paie consiste à reprendre vos bulletins, vos contrats et vos plannings pour mesurer les écarts avec la convention HCR. Vous en ressortez avec une liste chiffrée et un ordre de priorité.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32

39 heures par semaine : la durée de référence à retrouver en deux lignes sur le bulletin 12,00 € à 12,28 € : les paliers inférieurs au SMIC horaire de 12,31 € 60 jours par trimestre civil : le seuil de requalification à vérifier extra par extra

Pourquoi auditer, et à quel moment

L'audit de paie est un examen de conformité mené sur une période passée, à partir des pièces réelles de l'établissement. Il ne s'agit pas d'un contrôle de vraisemblance sur quelques bulletins, mais d'une reprise méthodique : contrats, classifications, plannings, relevés d'heures, bulletins, déclarations, affiliations.

Trois moments justifient un audit. Avant un changement de prestataire ou de logiciel, pour savoir ce que l'on reprend. Après un avis de contrôle, pour connaître sa propre situation avant l'arrivée de l'inspecteur. À l'occasion d'une cession ou d'une acquisition d'un fonds, quand le passif social se transmet avec les contrats de travail.

Ce que l'audit produit

Un rapport écrit, classé par nature d'écart, avec pour chaque point la règle applicable, ce qui a été fait, l'exposition estimée et la correction possible. Nous ne promettons aucun résultat en cas de contrôle : nous mesurons un écart et nous vous donnons de quoi décider.

Le détail

Les points examinés

Les heures et leurs majorations

Nous vérifions que la durée de référence de 39 heures par semaine apparaît bien en base de 35 heures plus quatre heures supplémentaires structurelles, et que les majorations suivent les paliers de branche, 10 %, 20 % puis 50 %. Nous contrôlons le décompte hebdomadaire et non mensuel, le respect du plafond de 48 heures et de la moyenne de 46 heures sur douze semaines, ainsi que le suivi du contingent de 360 heures et des contreparties obligatoires en repos.

Les minima et la classification

Les quatre premiers paliers de la grille, soit le niveau I entier et le niveau II échelon 1, sont inférieurs au SMIC : c'est alors le SMIC qui s'applique, ce que beaucoup de paramétrages ignorent. Nous comparons chaque rémunération au minimum du niveau retenu et au SMIC de 12,31 €. Nous vérifions ensuite la cohérence entre les fonctions réellement exercées et le classement, et l'application du passage automatique du niveau I échelon 1 au niveau I échelon 2 prévu par l'avenant n° 32.

L'avantage nourriture

C'est le poste où nous trouvons le plus d'écarts. Nous vérifions le nombre de repas comptés par rapport aux jours de présence effective, l'évaluation à 4,35 € par repas et 8,70 € pour une journée, la réintégration au brut suivie de la déduction du net pour les repas fournis, le traitement distinct de l'indemnité compensatrice, l'absence de proratisation sur les temps partiels et la TVA forfaitaire de 0,33 € par repas servi. Les repas comptés pendant les congés ou les arrêts sont relevés.

Les contrats courts

Nous reprenons les extras et les saisonniers un par un : existence d'un contrat écrit par vacation, motif de recours, décompte des jours par trimestre au regard du seuil de 60 jours par trimestre civil, versement de l'indemnité compensatrice de congés payés de 10 %, affiliation aux régimes de branche dès le premier jour. Nous identifions également les prestataires facturant à l'heure dans des conditions qui exposent à une requalification en salariat et à un constat de travail dissimulé.

Les régimes de branche et les jours fériés

Nous contrôlons l'affiliation de tous les salariés aux régimes de frais de santé et de prévoyance, l'existence de dispenses écrites et signées par les salariés concernés, l'application des taux de 1,37 % du plafond mensuel, 0,86 % de la tranche A et 1,50 % de la tranche A, ainsi que la contribution au dialogue social de 0,05 % des remunerations brutes. Nous vérifions enfin le suivi des 10 jours, en plus du 1er mai conventionnels, dont 6 jours garantis, et leur régularisation en fin d'année civile.

Déroulement

Le déroulement de l'audit

Le périmètre et la période

Nous fixons ensemble la période examinée et l'étendue de l'examen : tous les salariés ou un échantillon représentatif, une année ou la période non prescrite. Pour un établissement saisonnier, la période inclut toujours au moins une saison complète, ouverture et fermeture comprises, puisque c'est là que se concentrent les écarts.

La collecte des pièces

Nous demandons les bulletins, les journaux de paie, les contrats et avenants, les plannings et relevés d'heures, les états de charges, les déclarations déposées, les dispenses d'affiliation et le registre unique du personnel. L'absence d'une pièce est en soi une information : elle figure au rapport, parce que c'est aussi ce qui manquera le jour d'un contrôle.

L'analyse

Chaque point est repris avec la règle applicable et les pièces correspondantes. Nous recalculons les bulletins des situations sensibles, salarié par salarié, plutôt que de nous fier au paramétrage. Les écarts sont classés par nature, quantifiés lorsque c'est possible et rattachés aux périodes concernées.

Le rapport et la restitution

Le rapport est remis et commenté lors d'un échange. Chaque écart y figure avec sa règle, son constat, son estimation et la correction envisageable. Nous distinguons ce qui doit être corrigé sans délai, ce qui peut l'être à l'occasion de la prochaine paie et ce qui relève d'un choix de gestion à assumer.

Le plan de correction

À votre demande, nous établissons le plan de régularisation : rappels à verser, régularisations en DSN, avenants à conclure, procédures à mettre en place. Une régularisation spontanée, datée et documentée, ne se lit pas comme un écart découvert par un contrôleur. Nous vous indiquons l'ordre dans lequel procéder.

Les écarts que nous rencontrons le plus souvent

La récurrence de ces constats tient au fait que la paie HCR est presque toujours paramétrée une fois, à l'ouverture, puis reconduite sans revue.

Les quatre heures supplémentaires structurelles absorbées dans le salaire de base.
Un avantage nourriture proratisé sur les temps partiels, alors qu'il est indivisible.
Des repas comptés pendant les congés, les arrêts et les jours de repos.
Des dispenses d'affiliation aux frais de santé sans écrit du salarié.
Des forfaits jours sans suivi de charge ni entretien annuel.
Des jours fériés conventionnels jamais régularisés en fin d'année civile.

Ce que nous ne faisons pas

Nous n'annonçons pas de gain, nous ne garantissons pas l'issue d'un contrôle et nous ne comparons pas votre situation à une moyenne de secteur que personne ne peut vérifier. L'audit mesure des écarts entre ce qui a été fait et ce que prévoient les textes, sur vos pièces à vous. Certains écarts jouent en votre défaveur, d'autres en votre faveur : nous signalons les deux, y compris lorsqu'un salarié a été payé au-delà de ce qui était dû, parce que la correction éventuelle ne se traite pas de la même manière selon le sens de l'écart.

Questions fréquentes

Vos questions

Sur quelle période porte l'audit ?

Le plus souvent sur la période non prescrite en matière de cotisations et de rappels de salaire, ce qui représente plusieurs exercices. Pour un premier examen, nous travaillons fréquemment sur une année complète, ce qui permet de couvrir un cycle entier : haute saison, fêtes de fin d'année, régularisation des jours fériés, congés payés sur la période de référence du 1er juin au 31 mai. Si un écart systématique apparaît, nous étendons alors l'examen aux périodes antérieures pour mesurer l'exposition réelle, avant de proposer un plan de correction.

Faut-il tout corriger immédiatement ?

Non, et vouloir tout traiter en une paie est rarement une bonne idée. Nous classons les écarts par urgence. Ce qui produit un effet continu, un avantage nourriture mal traité ou une classification erronée par exemple, se corrige sans attendre, parce que chaque mois supplémentaire aggrave la situation. Ce qui relève d'une régularisation passée se traite selon un calendrier, en tenant compte de la trésorerie et de l'effet sur les salariés concernés. Certains points, enfin, relèvent d'un choix de gestion que vous assumez en connaissance de cause, ce que nous consignons par écrit.

L'audit signale-t-il des risques de contrôle ?

Il identifie les points sur lesquels un contrôle porte habituellement dans le secteur : avantages en nature, contrats d'usage, dispenses d'affiliation, pourboires, frais professionnels. Il ne prédit ni la survenance d'un contrôle ni son résultat, et nous nous garderons de le faire. Ce que l'audit permet, c'est de connaître sa propre situation avant que quelqu'un d'autre ne l'établisse, et de disposer d'explications construites sur les points discutables. Un employeur qui sait où sont ses points faibles négocie autrement qu'un employeur qui les découvre pendant la visite.

Peut-on auditer avant de reprendre un fonds ?

Oui, et c'est un usage fréquent. Lors de la reprise d'un fonds de commerce, les contrats de travail se poursuivent avec le repreneur, qui hérite des anciennetés, des compteurs et d'une partie du passif social. Un examen préalable des contrats, des classifications, des soldes de congés, des forfaits jours et des extras employés régulièrement permet de mesurer ce qui est repris. Les constats peuvent alimenter la négociation ou la rédaction des garanties. Le délai est souvent court, l'examen se concentre alors sur les postes à enjeu.

Combien de temps prend un audit ?

Cela dépend de la taille de l'effectif, du nombre de contrats courts et de l'état des pièces. Un établissement d'une quinzaine de salariés permanents avec peu d'extras se traite plus vite qu'une brasserie qui emploie trente personnes dont la moitié en vacations. La collecte des pièces est en général l'étape la plus longue, et elle dépend surtout de vous. Nous vous indiquons dès le départ la liste exacte des documents attendus, ce qui évite les allers-retours. Le rapport est remis et commenté, jamais envoyé sans échange.

Pour aller plus loin

Premier contact

Mesurez vos écarts avant un contrôle

Indiquez-nous votre effectif, votre activité et la période à examiner. Nous vous proposons un périmètre d'audit et la liste des pièces à réunir.