Prestation

Externaliser la paie de votre établissement hôtelier ou de restauration

Vous transmettez les heures faites, les repas pris et les mouvements du mois. Nous produisons les bulletins, déposons les déclarations et répondons de ce qui est calculé.

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39 heures par semaine : la durée conventionnelle de référence, soit 35 heures et quatre heures supplémentaires structurelles 4,35 € : la valeur d'un repas fourni au personnel dans les HCR aucune dans les HCR : les congés payés sont provisionnés et payés par l'employeur

Ce que recouvre l'externalisation de la paie dans les HCR

Externaliser la paie consiste à confier à un prestataire la production des bulletins, le dépôt des déclarations et la responsabilité du calcul. Dans un hôtel ou un restaurant, cette production revient à traduire en lignes de bulletin des services du midi et du soir, des coupures, des extras appelés la veille, des repas pris au personnel et des semaines qui ne se ressemblent pas.

Nous prenons le dossier entier. Le paramétrage de l'établissement, les contrats, les compteurs de repos, les affiliations aux régimes de branche, le calcul mensuel, la DSN et les retours des organismes. Vous gardez la décision sur les salaires, les embauches et l'organisation des équipes.

La différence avec un logiciel de paie

Un logiciel calcule ce qu'on lui demande, avec le paramétrage qu'on lui a donné. L'exploitant reste celui qui décide si une heure est majorée à 10 % ou à 20 %, si un repas est dû un jour d'absence, si un extra a franchi le seuil de 60 jours par trimestre civil. Nous prenons cette charge de décision, en écrivant ce que nous appliquons et pourquoi.

Le détail

Ce que comprend la prestation

Le recueil des variables du mois

Chaque mois, nous partons de ce que vous vivez en salle et en cuisine : heures réellement faites service par service, repas fournis ou compensés, absences, arrivées et départs, vacations d'extras, pourboires versés par carte. Nous fournissons un support de saisie adapté à votre organisation, ou nous récupérons les exports de votre badgeuse et de votre logiciel de planning. Les données manquantes vous sont réclamées nommément, avant le calcul, jamais après la diffusion des bulletins.

Le calcul conventionnel

Le calcul applique la convention des hôtels, cafés, restaurants et non un paramétrage générique. Les quatre heures supplémentaires structurelles apparaissent distinctement, les majorations suivent les paliers de branche, l'avantage nourriture est réintégré au brut puis déduit du net, les cotisations de frais de santé et de prévoyance de branche sont appliquées dès le premier jour de contrat. Les minima conventionnels sont comparés au SMIC palier par palier, puisque les premiers échelons lui sont inférieurs.

Les bulletins et leur diffusion

Les bulletins sont contrôlés avant d'être diffusés, pas après. Ils partent ensuite selon le circuit que vous choisissez : dépôt dans un espace sécurisé, envoi individuel, ou remise sur place pour les équipes qui n'ont pas d'adresse électronique stable. Le journal de paie, l'état des charges et le fichier de virement vous parviennent en même temps, pour que le paiement des salaires et celui des cotisations ne soient pas deux sujets séparés.

Les déclarations et les paiements

La DSN mensuelle est déposée dans le délai exigible, les signalements d'arrêt de travail et de fin de contrat sont émis au fil de l'eau. Nous lisons les comptes rendus métier renvoyés par les organismes, nous corrigeons les anomalies signalées et nous suivons les régularisations jusqu'à leur extinction. Les échéanciers de paiement vous sont communiqués avec le montant à régler et sa date, de façon à éviter les majorations de retard.

Le suivi entre deux paies

Un dossier de paie ne vit pas seulement le jour de la clôture. Un salarié qui conteste un compteur, une embauche décidée en urgence pour un service du soir, un arrêt de travail reçu un dimanche, une demande de la caisse de retraite : ces sujets arrivent en dehors du cycle mensuel. Vous disposez d'un interlocuteur identifié, joignable, qui connaît votre établissement et n'a pas besoin qu'on lui réexplique votre organisation à chaque appel.

Déroulement

Comment nous procédons

Le cadrage du dossier

Nous commençons par regarder comment votre établissement fonctionne réellement : nombre de services, ouverture le week-end, coupures, part des extras et des saisonniers, existence d'un logement de fonction, mode de répartition des pourboires. Nous relevons ensuite ce qui est en place côté paie : contrats signés, classifications retenues, compteurs, affiliations aux régimes de branche. Ce cadrage donne une liste de points à traiter avant la première paie.

La reprise et le paramétrage

Nous reprenons l'historique de l'année en cours, les cumuls, les compteurs de congés et de repos, les arrêts en cours, puis nous paramétrons le dossier. Les taux accident du travail, les caisses de retraite et de prévoyance, les organismes de frais de santé, les particularités de votre établissement sont renseignés et vérifiés par un calcul à blanc comparé aux derniers bulletins produits, ligne par ligne.

Le cycle mensuel

Le calendrier est fixé une fois pour toutes : date d'envoi des variables, date de retour des bulletins provisoires, date de diffusion, date de dépôt de la DSN. Vous savez quel jour vous devez transmettre et quel jour vous recevez. Les mois de forte activité, ce calendrier ne bouge pas, ce qui vous évite de courir après vos propres bulletins la semaine du 5.

Le contrôle et le point périodique

Avant diffusion, chaque paie passe par une relecture qui compare le mois au mois précédent et fait ressortir les écarts anormaux : brut qui varie sans explication, repas comptés un jour de congé, majoration appliquée au mauvais palier. Deux fois par an, nous faisons un point sur le dossier, les compteurs et les échéances à venir, notamment la régularisation des jours fériés en fin d'année civile.

Pourquoi la paie d'un établissement HCR ne se traite pas comme une autre

La paie des hôtels, cafés et restaurants combine des règles que peu de secteurs réunissent en même temps. Le régime d'équivalence a disparu depuis l'avenant du 5 février 2007, ce qui rend la durée de référence de 39 heures par semaine explicite sur le bulletin. La nourriture est un avantage en nature obligatoire évalué selon un régime propre à la branche. Les contrats courts sont la norme et non l'exception, ce qui multiplie les entrées et les sorties déclarées chaque mois.

Des semaines irrégulières, avec des majorations qui changent de palier au sein d'un même mois.
Un avantage nourriture indivisible, dû par repas et non proratisé sur un temps partiel.
Des régimes de frais de santé et de prévoyance obligatoires dès le premier jour, y compris pour un extra.
Des jours fériés conventionnels à suivre sur l'année, avec 6 jours garantis pour les salariés ayant 1 an d'ancienneté.

Ce qui reste de votre côté

L'externalisation ne vous retire ni la direction de vos équipes ni vos décisions d'employeur. Vous fixez les salaires, vous recrutez, vous organisez les plannings, vous décidez d'une sanction ou d'une rupture. Nous vous disons ce que chaque décision produit en paie et ce qu'elle expose, avant qu'elle ne soit prise quand c'est possible. La transmission des éléments variables reste également de votre ressort : nous ne pouvons pas deviner qu'un cuisinier a fait deux heures de plus le samedi si personne ne l'a noté.

Questions fréquentes

Vos questions

Que devons-nous transmettre chaque mois ?

Les heures réellement faites par salarié, les repas fournis ou compensés, les absences avec leur motif, les entrées et les sorties, les vacations d'extras et les éventuelles primes. Nous fournissons un support unique, adapté à votre établissement, que vous complétez ou que votre logiciel de planning alimente par export. Si vous utilisez une badgeuse, nous travaillons directement à partir de ses états. La transmission prend en général moins d'une heure par mois pour une équipe de taille courante. Ce qui coûte du temps, ce n'est pas la saisie, c'est de reconstituer après coup un mois mal noté.

Gardons-nous la main sur les salaires ?

Oui. Les salaires, les augmentations, les primes et les embauches restent vos décisions. Notre rôle est de vous indiquer le minimum conventionnel applicable au niveau et à l'échelon retenus, de signaler qu'un palier est inférieur au SMIC et que c'est alors le SMIC qui s'applique, et de chiffrer le coût employeur d'une augmentation avant que vous ne l'annonciez. Nous refusons en revanche d'appliquer un salaire inférieur au minimum légal ou conventionnel, et nous vous le disons par écrit.

Comment sont traités les extras appelés en dernière minute ?

Chaque vacation donne lieu à une déclaration préalable à l'embauche et à un contrat écrit portant un motif précis. Nous mettons à votre disposition des modèles prêts à remplir, de façon qu'un extra appelé pour un banquet du samedi soir dispose de son contrat sans attendre. Les vacations d'un même mois pour un même salarié peuvent figurer sur un bulletin récapitulatif. Nous tenons en parallèle le compteur du seuil conventionnel de 60 jours par trimestre civil, au-delà duquel une requalification peut être demandée.

Qui répond au salarié qui conteste son bulletin ?

Nous préparons la réponse, vous la portez. Concrètement, vous nous transmettez la contestation, nous reprenons le calcul contesté, nous vous expliquons en clair d'où vient l'écart et, s'il y a lieu, nous produisons la régularisation sur la paie suivante. Quand la question est technique, majoration mal comprise, avantage nourriture déduit du net, cotisation de prévoyance, nous vous fournissons une explication écrite que vous pouvez remettre telle quelle au salarié. Si vous préférez que nous parlions directement au salarié, c'est possible et cela se décide au démarrage.

Peut-on démarrer en cours d'année ?

Oui, une bascule en cours d'année est courante et se prépare. Nous récupérons les cumuls depuis le premier janvier, les compteurs de congés payés et de repos, les arrêts de travail en cours, les contrats et les affiliations aux régimes de branche. Un calcul à blanc est comparé au dernier bulletin produit par le prestataire précédent avant toute diffusion. Le mois de bascule est le seul qui demande un effort de votre part, essentiellement pour retrouver des pièces. La reprise en début de saison, avant l'ouverture, est le moment le plus confortable pour un établissement saisonnier.

Pour aller plus loin

Premier contact

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