Externalisation de la paie
Production complète de vos paies, du recueil des variables au dépôt de la DSN.
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Comprendre le tarif de la paie externalisée dans un établissement HCR
Le prix d'un bulletin HCR ne se compare pas à celui d'un bulletin de bureau. Ce n'est pas le même travail, et le nombre de salariés ne suffit pas à décrire un dossier de restauration.
Variables : la variabilité compte plus que le nombre de bulletins
Contrats courts : chaque vacation d'extra est un contrat à produire
Périmètre : ce qui est inclus doit être écrit avant de comparer
Le détail
Ce qui fait varier le prix
Le volume de contrats courts
C'est le premier facteur. Un contrat d'extra est un contrat à durée déterminée d'usage, écrit pour chaque vacation, avec un motif précis et une remise dans un délai court. Un établissement qui emploie régulièrement des extras produit donc beaucoup plus d'écrits que de bulletins, même quand plusieurs vacations d'un même mois figurent sur un bulletin récapitulatif. S'y ajoutent le suivi du seuil conventionnel de 60 jours par trimestre civil jours par trimestre civil et l'indemnité de congés payés de 10 % propre à ces contrats.
La saisonnalité
Un dossier saisonnier n'est pas un dossier permanent avec quelques renforts. Il concentre les embauches et les sorties sur quelques semaines, avec des contrats de 1 a 9 mois, des clauses de reconduction à confirmer au moins 2 mois avant la saison avant la saison suivante, une ancienneté qui se cumule d'une saison à l'autre et un contingent ramené à 90 heures par trimestre civil par trimestre civil. Le travail se déplace vers les entrées, les sorties et les soldes de tout compte, les opérations les plus longues à contrôler.
Les avantages en nature et les éléments variables
Le régime dérogatoire de la nourriture, évalué au minimum garanti de 4,35 € par repas dans la limite de 4,35 € par journée, suppose un décompte des repas réellement fournis, une réintégration au brut puis une déduction du net, et un traitement distinct de l'indemnité compensatrice. Le logement fourni, les pourboires et les majorations à 10 %, 20 % et 50 % complètent le tableau. Plus ces éléments sont nombreux, plus la collecte et le contrôle avant édition prennent de temps.
La variabilité et le périmètre confié
Deux établissements de même effectif ne demandent pas le même travail. Un hôtel dont les équipes tournent peu produit des bulletins stables ; une brasserie qui ajuste ses plannings chaque semaine, avec des heures complémentaires majorées à 10 % puis 25 % sur les temps partiels, demande une reprise complète de chaque bulletin. Le périmètre pèse autant : produire les bulletins et déposer la DSN constitue le socle, les contrats, les formalités d'embauche et les soldes de tout compte relèvent de prestations identifiées.
Déroulement
Comment nous établissons une proposition
01
Le cadrage du dossier
Nous partons de la réalité de l'établissement : effectif permanent, volume d'extras sur une année, présence de saisonniers, existence d'un accord d'aménagement du temps de travail, statuts particuliers comme les apprentis ou les cadres au forfait. Ces éléments décrivent la charge mieux que le nombre de bulletins, et ils se recueillent en un entretien.
02
La définition du périmètre
Nous écrivons ce qui est inclus dans la base mensuelle et ce qui relève d'une prestation ponctuelle. La frontière est fixée à l'avance, pas au moment de la facture. Vous savez ainsi ce qui déclenche un supplément, ce qui n'en déclenche pas, et ce qui reste à votre charge dans l'établissement.
03
La reprise éventuelle de l'existant
Si le dossier vient d'un autre prestataire ou d'un outil interne, la reprise des cumuls et le contrôle de l'historique déclaratif constituent un travail distinct de la production courante. Il est chiffré séparément, une fois connu l'état réel des pièces disponibles, pour qu'il ne se dilue pas dans le tarif mensuel.
04
La proposition écrite
Nous remettons un devis qui détaille la base mensuelle, les prestations incluses, celles facturées à l'acte et les conditions de révision. Rien n'est laissé à l'interprétation, notamment sur les contrats d'extra, poste le plus susceptible de faire varier une facture d'un mois sur l'autre dans le secteur.
Ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas
La comparaison entre deux offres se fait sur le périmètre, pas sur le prix affiché du bulletin. Un tarif bas assorti d'un périmètre réduit revient plus cher qu'un tarif plus élevé qui couvre les opérations nécessaires dans un établissement HCR. Relèvent habituellement de la production courante :
- la collecte des variables, le calcul et l'édition des bulletins, y compris les bulletins récapitulatifs de vacations ;
- le dépôt de la DSN, la relecture des comptes rendus métier et le traitement des anomalies ;
- les signalements d'événement, arrêts de travail et fins de contrat ;
- les états de charges par organisme et le journal de paie ;
- la mise à jour des taux et des grilles, dont la grille de salaires applicable depuis Avenant n° 33 du 19 juin 2024.
Relèvent d'une prestation identifiée la rédaction des contrats, les procédures de rupture, les dossiers de prévoyance longue durée, l'assistance en contrôle URSSAF et la reprise d'un dossier en cours d'année. Ce ne sont pas des suppléments cachés, ce sont des travaux qui ne reviennent pas tous les mois.
Pourquoi nous ne publions pas de grille au bulletin
Un prix au bulletin affiché sans périmètre ne veut rien dire dans ce secteur. Le même établissement relève de charges très différentes selon qu'il emploie ou non des extras, qu'il ouvre à l'année ou en saison, qu'il tient ou non un décompte d'heures exploitable, qu'il arrive avec un historique propre ou avec des déclarations à reprendre.
Nous préférons établir une proposition après avoir regardé le dossier. L'entretien de cadrage est court, il ne vous engage à rien, et il permet de vous dire ce qui, chez vous, pèse le plus dans le coût de production. Dans certains cas, la réponse consiste d'abord à réorganiser la remontée des variables, ce qui allège la charge avant même de parler de tarif.
Questions fréquentes
Vos questions sur le tarif
Comment obtenir une proposition tarifaire ?
Par une demande de contact, en indiquant l'activité de l'établissement, l'effectif permanent, l'usage éventuel d'extras et la présence de saisonniers. Ces quatre informations suffisent pour un premier échange. Nous complétons par un entretien de cadrage qui porte sur l'organisation du temps de travail, les avantages en nature pratiqués et l'état du dossier actuel. Le devis est remis par écrit, avec le détail de ce qui est inclus dans la base mensuelle et de ce qui est facturé à l'acte. Aucun engagement n'est demandé avant la remise de cette proposition.
Le tarif dépend-il du nombre de salariés ?
Il en dépend, mais pas seulement. L'effectif donne un ordre de grandeur, la nature des contrats donne la charge réelle. Un établissement dont les salariés sont en contrat à durée indéterminée à temps plein, avec des plannings stables, demande un travail mensuel régulier. Un établissement de même taille qui fonctionne avec des vacations d'extras et des renforts saisonniers produit beaucoup plus d'écrits, d'entrées et de sorties. C'est pourquoi nous demandons le volume annuel de contrats courts avant de chiffrer, et non le seul nombre de bulletins mensuels.
Les extras sont-ils facturés comme des bulletins ?
Ils sont identifiés à part, parce que le travail ne se limite pas à l'édition. Chaque vacation suppose un contrat écrit avec un motif précis, remis dans le délai conventionnel, une déclaration préalable, un suivi du nombre de jours par trimestre civil au regard du seuil de 60 jours par trimestre civil, et l'application de l'indemnité de congés payés de 10 % sans indemnité de fin de contrat. Plusieurs vacations d'un même mois peuvent figurer sur un bulletin récapitulatif, ce qui réduit le nombre de documents mais pas celui des contrats à produire.
Que se passe-t-il si mon dossier arrive avec des retards ?
La remise en ordre est chiffrée séparément de la production courante. Reprendre des cumuls incomplets, corriger un historique de DSN ou reconstituer des bulletins manquants n'a rien à voir avec la production d'un mois normal, et diluer ce travail dans une base mensuelle reviendrait à le faire payer pendant des années. Nous évaluons le volume après examen des pièces disponibles, puis nous vous remettons un chiffrage distinct. Vous décidez ensuite de l'ampleur de la reprise, sachant que certains retards déclaratifs produisent des majorations tant qu'ils durent.
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