Prestation

Les actes du personnel qui entourent la paie de votre établissement

Entre deux bulletins, un dossier social vit : une embauche, un arrêt reçu un dimanche, une dispense de mutuelle, un départ. Nous tenons ces actes et les pièces qui les prouvent.

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Ce que recouvre l'administration du personnel

L'administration du personnel regroupe tous les actes qui encadrent la relation de travail sans figurer sur le bulletin de paie : formalités d'embauche, tenue du registre unique du personnel, affiliations aux régimes obligatoires, gestion des absences et des arrêts, suivi médical, attestations, documents de fin de contrat. Ce sont ces pièces que l'on cherche en urgence le jour d'un contrôle ou d'une convocation prud'homale.

Dans un établissement HCR, ces actes se produisent en nombre et souvent au mauvais moment. Une embauche décidée un vendredi soir pour le service du lendemain, un arrêt de travail transmis par message pendant le coup de feu, un saisonnier qui part sans prévenir. Nous les traitons au fil de l'eau et nous constituons un dossier par salarié, complet et daté.

La différence avec la production de la paie

La paie calcule et déclare. L'administration du personnel documente. Un bulletin juste, adossé à un dossier vide, ne vous protège pas : sans contrat signé, sans déclaration préalable, sans dispense écrite, la preuve manque au moment où elle compte.

Le détail

Les actes que nous tenons

Les formalités d'embauche

Déclaration préalable à l'embauche avant la prise de poste, contrat écrit remis dans les délais, inscription au registre unique du personnel, affiliations aux régimes de frais de santé et de prévoyance de branche, information sur le règlement intérieur et les affichages obligatoires. Pour un établissement qui embauche par vagues, à l'ouverture d'une saison ou avant les fêtes, nous travaillons sur une liste unique et nous produisons l'ensemble des pièces en une seule opération, plutôt qu'au coup par coup.

Le registre unique du personnel

Le registre doit mentionner, dans l'ordre des embauches, l'identité de chaque salarié, sa nationalité, sa date de naissance, son emploi, sa classification, ses dates d'entrée et de sortie et la nature de son contrat. Les extras et les saisonniers y figurent au même titre que les permanents, ce qui est régulièrement oublié dans les établissements à fort renouvellement. Nous le tenons à jour et nous le rendons disponible immédiatement, y compris pendant un contrôle inopiné un soir de service.

Les affiliations et les dispenses

Les régimes de branche s'appliquent dès le premier jour, y compris aux contrats courts. Les dispenses d'affiliation, possibles dans les cas prévus, doivent être écrites, demandées par le salarié lui-même et conservées. Nous établissons les demandes, nous les faisons signer et nous les archivons. Une dispense non formalisée fait perdre au régime son caractère collectif et entraîne la réintégration des contributions patronales dans l'assiette des cotisations, sur toute la période concernée et pour l'ensemble de l'effectif.

Les absences et les arrêts de travail

Arrêt maladie, accident du travail, maternité, congé pour événement familial : chaque absence appelle un traitement en paie, un signalement en DSN et parfois une démarche auprès de l'organisme. Nous gérons les attestations de salaire, le suivi des indemnités journalières et la subrogation lorsqu'elle est pratiquée. Nous suivons également les absences rémunérées prévues par l'avenant n° 34 du 19 juin 2024, soit 2 jours par an pour maladie d'un enfant et 3 jours par an en cas d'hospitalisation.

Les compteurs et les échéances

Congés payés acquis à raison de 2,5 jours ouvrables par mois, jours fériés conventionnels, repos compensateurs, contreparties en repos au titre du dépassement du contingent, échéances de visite médicale, dates de reconduction des saisonniers, passages automatiques d'échelon. Ces compteurs et ces dates sont suivis et vous sont communiqués périodiquement. Les jours fériés font l'objet d'une régularisation en fin d'année civile, avec compensation dans les six mois, puis paiement : cette échéance est tenue au calendrier.

Les documents de fin de contrat

Solde de tout compte, certificat de travail portant la classification, attestation destinée à France Travail, notification de la portabilité des garanties de frais de santé, applicable jusqu a 12 mois. Ces documents sont établis à la date de sortie, pas plus tard, et le signalement de fin de contrat part en DSN dans la foulée. Un salarié qui doit relancer pour obtenir son attestation trois semaines après son départ est un salarié qui commence à consulter, souvent sur d'autres sujets que l'attestation elle-même.

Déroulement

Comment nous travaillons

Un point d'entrée unique

Toutes les informations relatives au personnel arrivent par le même canal, quel que soit leur auteur : gérant, responsable de salle, chef de cuisine, gouvernante. Un arrêt de travail photographié et envoyé le dimanche est traité comme une pièce du dossier, pas comme un message perdu. Cette centralisation supprime la principale cause de retard, qui est la dispersion de l'information dans l'établissement.

La constitution du dossier salarié

Chaque salarié dispose d'un dossier structuré : contrat et avenants, déclaration préalable, pièces d'identité et titres nécessaires à l'emploi, affiliation ou dispense signée, visites médicales, absences, courriers échangés. Les extras et les saisonniers ont un dossier au même titre que les permanents, conservé d'une saison à l'autre.

Le suivi des échéances

Nous tenons un échéancier par dossier : fins de période d'essai, termes des contrats à durée déterminée, confirmations de reconduction à adresser 2 mois avant la saison, visites médicales, régularisation annuelle des jours fériés. Vous recevez les alertes avant la date, avec l'action attendue et le document prêt à signer.

La mise à disposition des pièces

En cas de contrôle, de convocation prud'homale ou de demande d'un organisme, les pièces sont produites rapidement parce qu'elles sont classées au fur et à mesure et non reconstituées après coup. Nous vous indiquons précisément ce qui existe, ce qui manque et ce qui peut encore être régularisé utilement.

Les manques que nous trouvons le plus souvent

Lors de la reprise d'un dossier, les mêmes pièces sont absentes d'un établissement à l'autre. Aucune ne relève de la mauvaise foi : elles relèvent du rythme du secteur.

Des contrats d'extra jamais signés, ou signés après la vacation.
Des dispenses de mutuelle accordées verbalement, sans écrit du salarié.
Un registre unique du personnel qui ne mentionne pas les contrats courts.
Des visites médicales d'embauche non demandées pour des saisonniers.
Des certificats de travail sans classification, alors que la mention est exigée.

Ce que nous ne faisons pas à votre place

Nous produisons les actes et nous conservons les preuves, mais nous ne dirigeons pas votre personnel. Le choix d'embaucher, de sanctionner, de rompre un contrat ou d'accorder une facilité vous appartient et engage l'employeur, qui reste vous. De même, la transmission de l'information nous incombe seulement à partir du moment où elle nous parvient : un arrêt de travail resté dans une poche de veste pendant dix jours ne peut pas être signalé dans les délais. Notre travail consiste à rendre cette transmission simple, à un point d'entrée unique, pour qu'elle ne dépende pas de la charge du service en cours.

Questions fréquentes

Vos questions

Quand la déclaration préalable doit-elle être faite ?

Avant la prise de poste, sans exception ni tolérance liée à la durée du contrat. Un extra appelé le matin pour le service du soir doit être déclaré avant qu'il ne commence, de même qu'un saisonnier arrivé la veille de l'ouverture. La déclaration peut être effectuée dans les jours qui précèdent l'embauche, ce qui permet de la préparer à l'avance pour les recrutements groupés. Son absence constitue un élément du travail dissimulé, avec les conséquences pénales et financières qui s'y attachent, et se constate immédiatement lors d'un contrôle en salle ou en cuisine.

Une dispense de mutuelle orale suffit-elle ?

Non, et c'est un point de redressement fréquent. La dispense doit être écrite, demandée par le salarié lui-même, motivée par l'un des cas prévus, et conservée par l'employeur. Une dispense accordée verbalement en pleine saison, parce que le salarié affirme être couvert par ailleurs, ne vaut rien en contrôle. La conséquence dépasse le salarié concerné : les dispenses non formalisées font perdre au régime son caractère collectif et obligatoire, ce qui entraîne la réintégration des contributions patronales dans l'assiette des cotisations pour l'ensemble des salariés couverts.

Qui gère la subrogation en cas d'arrêt ?

Nous établissons l'attestation de salaire, nous émettons le signalement en DSN et nous suivons le versement des indemnités journalières. Lorsque vous pratiquez la subrogation, c'est-à-dire lorsque vous maintenez le salaire et percevez les indemnités à la place du salarié, nous rapprochons les sommes reçues des salaires maintenus et nous traitons les écarts. Ce rapprochement est régulièrement négligé, alors qu'il révèle des indemnités non versées ou mal calculées, parfois plusieurs mois après l'arrêt. Le suivi vaut aussi pour la prévoyance de branche, qui intervient après une franchise de 90 jours continus.

Que doit contenir le registre unique du personnel ?

Il mentionne, dans l'ordre des embauches et de façon indélébile, l'identité de chaque salarié, sa nationalité, sa date de naissance, son sexe, son emploi, sa classification, les dates d'entrée et de sortie et la nature du contrat. Les stagiaires y figurent dans une partie distincte. Les extras et les saisonniers doivent y être inscrits comme les autres, ce qui suppose une mise à jour continue pendant la saison. Le registre est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des agents de contrôle, qui le demandent presque systématiquement en début d'intervention.

Qui prépare le solde de tout compte ?

Nous le calculons et nous produisons les documents qui l'accompagnent : dernier bulletin, certificat de travail avec la classification, attestation destinée à France Travail, notification de la portabilité des garanties. Vous remettez le solde et recueillez la signature du salarié. Le calcul reprend le salaire du mois, l'indemnité compensatrice de congés payés, les compteurs d'heures et de repos non soldés, les jours fériés non pris et, le cas échéant, l'indemnité de fin de contrat, qui est non due pour un extra ou un saisonnier. Un solde établi à la sortie évite la contestation tardive.

Pour aller plus loin

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Un dossier social tenu au jour le jour

Pièces manquantes, dossiers incomplets, échéances non suivies : dites-nous où vous en êtes. Nous reprenons les dossiers et nous les tenons ensuite.