Avant la première heure de travail
La déclaration préalable à l'embauche doit être effectuée avant que le salarié ne commence à travailler, sans exception ni tolérance. Elle vaut pour tous les contrats, y compris pour un extra engagé la veille pour un banquet du samedi soir et pour un saisonnier dont le contrat commence un dimanche. C'est la formalité dont l'absence est la plus lourdement sanctionnée, parce qu'elle constitue l'un des éléments caractérisant le travail dissimulé.
Dans un établissement qui recrute dans l'urgence, la difficulté n'est pas de connaître la règle, elle est de l'appliquer un soir de service. La seule organisation qui tienne consiste à faire la déclaration au moment où la personne accepte la vacation, avant même que le contrat ne soit rédigé, et à conserver l'accusé de réception dans le dossier du salarié. Un accusé perdu équivaut, en contrôle, à une déclaration jamais faite.
Vérifier ce qui doit l'être
Deux vérifications précèdent l'embauche. L'identité et le droit de travailler en France, pour tout salarié étranger, avec conservation d'une copie du titre autorisant l'exercice d'une activité salariée. Et, le cas échéant, les conditions particulières attachées à l'emploi du salarié mineur, fréquent dans un secteur qui accueille beaucoup d'apprentis et de jeunes en formation.
Le contrat écrit et le classement conventionnel
Le contrat de travail est le document qui organise toute la relation, et dans cette branche il porte des mentions que l'on ne trouve pas ailleurs. Le classement conventionnel en niveau et en échelon doit y figurer : il détermine le salaire minimum applicable et il se retrouve sur le bulletin, sur le certificat de travail et sur le registre unique du personnel. La classification en vigueur résulte de l'avenant n° 30 du 31 mai 2022, qui répartit les emplois en cinq niveaux et trois échelons, appréciés selon quatre critères classants.
Le contrat doit également préciser la durée du travail retenue. Si l'établissement applique la durée conventionnelle de 39 heures par semaine, le contrat doit dire que la rémunération comprend les heures supplémentaires structurelles correspondantes, et le bulletin doit ensuite les faire apparaître distinctement. Un contrat qui mentionne une durée sans en tirer les conséquences en paie crée une contradiction qui se retourne contre l'employeur.
Selon la nature du contrat
- Contrat à durée indéterminée : l'écrit n'est pas exigé à peine de nullité mais il est indispensable en pratique, ne serait-ce que pour établir le classement et la durée du travail convenus.
- Contrat d'extra : un écrit par vacation, avec un motif précis, remis dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche.
- Contrat saisonnier : un écrit mentionnant le motif saisonnier, la durée retenue dans la fourchette de 1 a 9 mois, et le cas échéant la clause de reconduction.
- Temps partiel : un écrit obligatoire précisant la durée, la répartition des horaires et les conditions de modification, avec une durée minimale de 24 heures par semaine sauf dérogation légale, la branche n'ayant pas conclu d'accord dérogatoire.
- Contrat d'apprentissage : rémunération fixée par l'Avenant n° 35 du 27 fevrier 2025, les apprentis étant classés au niveau I, avec application du minimum conventionnel ou du SMIC selon le plus favorable.
Le registre unique du personnel
Le registre unique du personnel doit être tenu dans chaque établissement et mentionner, dans l'ordre des embauches, l'identité de chaque salarié, sa date d'entrée et de sortie, son emploi et sa classification. Il concerne tout le personnel, y compris les extras engagés pour une seule vacation, les stagiaires et les apprentis, ce qui surprend souvent les exploitants qui n'y inscrivent que les permanents.
C'est un document consulté systématiquement lors des contrôles, et il est rapproché des déclarations préalables à l'embauche, des bulletins de paie et des déclarations sociales. Un extra présent sur les plannings et absent du registre attire immédiatement l'attention sur l'ensemble de la gestion des contrats courts. Sa tenue prend quelques minutes par embauche, à condition d'être faite le jour même.
Le suivi médical
Tout salarié bénéficie d'un suivi individuel de son état de santé, organisé par le service de prévention et de santé au travail auquel l'établissement adhère. La visite d'information et de prévention intervient après l'embauche, dans le délai réglementaire, et certains postes présentant des risques particuliers imposent un examen d'aptitude préalable à l'affectation.
Deux points concernent particulièrement l'hôtellerie restauration. L'adhésion de l'établissement à un service de santé au travail doit être effective et à jour, faute de quoi aucune visite ne peut être organisée, ce qui bloque l'ensemble du dispositif. Et les salariés en contrat court ne sont pas dispensés de suivi : dans un établissement qui emploie beaucoup d'extras et de saisonniers, la question de l'organisation matérielle des visites se pose réellement et doit être traitée avec le service de santé, pas ignorée.
L'affiliation aux régimes de branche
Les régimes de frais de santé et de prévoyance de la branche sont obligatoires dès le premier jour de travail, pour tous les salariés, y compris ceux engagés en contrat à durée déterminée, les saisonniers et les apprentis. L'affiliation doit donc être faite à l'embauche, et non lors de la première paie ou au bout de quelques semaines.
La cotisation de frais de santé s'établit à 1,37 % du plafond mensuel, répartie 50 % employeur, 50 % salarie. La prévoyance représente 0,86 % de la tranche A pour les non-cadres et 1,50 % de la tranche A pour les cadres, à la charge exclusive de l'employeur dans ce dernier cas. La portabilité des garanties santé s'applique après la rupture, jusqu a 12 mois, ce qui suppose que l'organisme ait été informé de la sortie.
Les dispenses, écrites ou inexistantes
Une dispense d'affiliation n'est valable que si elle est prévue, demandée par le salarié et matérialisée par un écrit conservé par l'employeur. Une dispense verbale, ou reconstituée après coup lors d'un contrôle, fait perdre au régime son caractère collectif et obligatoire. La conséquence porte sur tout le personnel concerné et non sur le seul salarié en cause : les contributions patronales sont réintégrées dans l'assiette des cotisations. Faire signer la demande de dispense le jour de l'embauche, en même temps que le contrat, est la seule méthode qui tienne dans un établissement où le personnel tourne.
À ces régimes s'ajoutent l'affiliation à la retraite complémentaire et, pour les cadres, les obligations de prévoyance qui leur sont propres. La contribution de branche au dialogue social, à hauteur de 0,05 % des remunerations brutes, est à la charge de l'employeur et concerne l'ensemble des rémunérations.
Les documents remis au salarié
Le salarié doit repartir de son embauche avec un jeu de documents dont la liste est plus longue qu'on ne le pense, et dont la remise se prouve.
- Un exemplaire signé du contrat de travail, ou de l'écrit de vacation pour un extra.
- L'information sur la convention collective applicable, la convention des hôtels, cafés, restaurants du 30 avril 1997, identifiée par l'IDCC 1979 et la brochure 3292, et sur les conditions de sa consultation dans l'établissement.
- La notice d'information des régimes de frais de santé et de prévoyance, remise par l'employeur.
- Le cas échéant, le formulaire de demande de dispense d'affiliation, daté et signé.
- Les informations relatives au règlement intérieur et aux horaires collectifs, selon l'organisation de l'établissement.
La remise contre signature, ou par un moyen laissant une trace, règle définitivement la question. Un salarié qui conteste plus tard ne pas avoir été informé de son classement ou de son affiliation se heurte alors à un document daté.
La première paie et la déclaration
La première paie est le moment où toutes les décisions prises à l'embauche deviennent visibles. Le classement conventionnel apparaît sur le bulletin, la comparaison avec le minimum applicable est faite, la durée du travail se traduit en lignes distinctes, l'avantage nourriture se réintègre puis se déduit, les cotisations de branche se déclenchent.
Deux vérifications s'imposent sur ce premier bulletin. La comparaison du taux horaire avec le minimum conventionnel du positionnement retenu et avec 12,31 €, puisque les premiers paliers de la grille conventionnelle sont inférieurs au SMIC et que c'est alors le SMIC qui s'applique. Et le contrôle de la déclaration sociale nominative du mois, qui doit refléter exactement l'embauche déclarée, le contrat conclu et les cotisations calculées. Une DSN qui ne reprend pas correctement un nouvel entrant produit des anomalies en cascade sur les mois suivants, chez les organismes comme dans les droits du salarié.
Pour un apprenti, l'embauche s'accompagne d'un dernier point à ne pas manquer : le tuteur doit être titulaire du permis de former prévu par la branche, qui suppose une formation initiale puis une mise à jour périodique. Les aides à l'embauche existantes, dont l'aide à l'apprentissage de 5 000 €, obéissent à leurs propres conditions et supposent une déclaration dans les formes.